20 Astuces pour gagner du temps avec Word, Excel et PowerPoint

Que vous soyez étudiant, professionnel ou simple utilisateur, maîtriser Word, Excel et PowerPoint peut vous faire gagner un temps précieux. Découvrez 20 astuces simples et efficaces pour optimiser votre travail et améliorer votre productivité au quotidien !

Office

Répéter une action en un clic

La touche F4 est un véritable gain de temps : elle permet de répéter la dernière action effectuée.

• Vous venez d'insérer une ligne dans un tableau Excel ? Appuyez sur F4 pour en insérer d'autres à la suite.
• Vous appliquez du gras à un texte sous Word ? Cliquez sur le premier mot, activez le Gras, puis utilisez F4 sur les suivants sans avoir à rouvrir les options de mise en forme.
• Sous PowerPoint, si vous avez aligné un élément, utilisez F4 pour aligner les autres rapidement.

Simple et efficace !

Accéder rapidement à vos documents

Pour garder en permanence certains fichiers dans la liste des documents récents :

1. Faites Fichier > Ouvrir.
2. Dans la liste des documents récents, repérez celui que vous souhaitez garder accessible.
3. Cliquez sur l'épingle à droite du document concerné.

Il restera alors épinglé en haut de la liste pour un accès immédiat, même après l’ouverture d'autres fichiers.

Naviguer facilement entre documents

Si vous travaillez sur plusieurs fichiers en même temps, utilisez :

• Ctrl + F6 pour passer au document suivant.
• Ctrl + Maj + F6 pour revenir au précédent.

C'est bien plus rapide que d’utiliser la souris !

Copier la mise en forme facilement

1. Sélectionnez le texte ou la cellule à copier.
2. Cliquez sur Reproduire la mise en forme (pinceau dans l'onglet Accueil).
3. Appliquez-la ailleurs en un clic.

Un gain de temps énorme pour uniformiser vos documents.

Ouvrir directement une page blanche

1. Allez dans Fichier > Options.
2. Dans Général, décochez Afficher l'écran de démarrage au lancement.

Dès lors, Office s'ouvrira directement sur un document vierge.

Enregistrer en PDF en un clic

1. Ouvrez votre document.
2. Faites Fichier > Exporter > Créer PDF/XPS.
3. Optez pour Taille minimale si besoin.

Pratique pour partager des documents lisibles partout !

Word

Techniques de sélection rapide du texte

Optimisez votre manière de sélectionner du texte :

• Double-cliquez sur un mot pour le sélectionner.
• Ctrl + clic permet de sélectionner une phrase entière.
• Triple-cliquez pour sélectionner un paragraphe entier.
• Pour une longue portion de texte, cliquez au début, maintenez Maj, puis cliquez à la fin.
• Pour sélectionner plusieurs morceaux de texte non contigus, utilisez Ctrl + clic.

Ces techniques permettent d'éviter les erreurs de sélection et d’accélérer la mise en forme.

Traduction instantanée de texte

Besoin d'une traduction sans quitter Word ? Utilisez l'outil intégré de Microsoft :

1. Sélectionnez le texte à traduire.
2. Allez dans Révision > Langue > Traduire > Traduire la sélection.
3. Sélectionnez la langue source et cible.
4. Cliquez sur Insérer pour remplacer le texte original par la traduction.

Microsoft Translator fournit une traduction fluide et rapide sans quitter votre document, évitant ainsi les allers-retours avec un navigateur.

Personnaliser le style par défaut

Marre de changer constamment la police et la mise en page ?

1. Dans le ruban Accueil, faites un clic droit sur Normal et choisissez Modifier.
2. Ajustez la mise en forme (police, alignement, interligne, etc.).
3. Cochez Nouveaux documents basés sur ce modèle et validez.

Dès lors, chaque nouveau document adoptera automatiquement ces réglages.

Modifier rapidement la casse d'un texte

Utilisez Maj + F3 pour alterner entre :

• Majuscule initiale sur chaque mot.
• Tout en majuscules.
• Tout en minuscules.

Cela vous évite de retaper un texte entier.

Excel

Repérer rapidement les cellules vides

Vérifier qu'aucune donnée ne manque dans un tableau peut être fastidieux, surtout lorsqu'il est volumineux. Heureusement, il existe une méthode rapide et fiable :

1. Appuyez sur F5 ou utilisez le raccourci Ctrl + G pour ouvrir la fenêtre "Atteindre".
2. Cliquez sur Cellules.
3. Cochez Cellules vides et validez avec OK.

Toutes les cellules vides sont alors sélectionnées en un instant, ce qui vous permet de les remplir ou de les mettre en évidence en un clic.

Figer les titres d'un tableau

Ne perdez plus vos titres en défilant dans un tableau !

1. Allez dans le ruban Affichage.
2. Cliquez sur Figer les volets.
3. Choisissez Figer la ligne supérieure ou Figer la première colonne.

Cela vous évite de devoir constamment faire défiler le tableau pour retrouver les en-têtes.

Redimensionner facilement lignes et colonnes

1. Sélectionnez plusieurs lignes ou colonnes.
2. Faites glisser la bordure de l'une d'elles pour modifier leur taille simultanément.

Cette méthode garantit un alignement uniforme et évite les ajustements individuels fastidieux.

Appliquer une opération à plusieurs cellules

1. Tapez la valeur (ex. 2 pour une division par 2) dans une cellule vide.
2. Faites Ctrl + C pour la copier.
3. Sélectionnez les cellules concernées, faites Collage spécial et cochez Division (ou autre opération).

Pratique pour modifier rapidement des séries de données !

Ajuster un tableau à une page

1. Faites Fichier > Imprimer.
2. Dans la section Paramètres, sélectionnez Ajuster la feuille à une page.

Ainsi, votre tableau tiendra parfaitement sur une seule page.

PowerPoint

Alignement précis des éléments

Un diaporama bien aligné est plus professionnel. Facilitez-vous la tâche :

1. Cliquez sur un espace vide de la diapositive.
2. Allez dans Affichage > Grille et repères.
3. Activez Aligner les objets sur la grille et affichez la grille si nécessaire.
4. Ajustez l'espacement de la grille pour plus de précision.

Cela garantit des alignements uniformes et évite de devoir tout ajuster manuellement.

Lancer immédiatement un diaporama

Pour ouvrir directement une présentation en mode diaporama :

1. Enregistrez votre fichier au format .ppsx.
2. Double-cliquez dessus : il se lance directement en mode présentation.

Cela évite les étapes intermédiaires et rend vos présentations plus fluides.

Avec ces astuces, gagnez un temps précieux sur Word, Excel et PowerPoint !