6 astuces cachées pour maîtriser Gmail comme un expert

Gmail est une véritable mine d'or pour améliorer sa productivité. Mais saviez-vous que derrière son interface familière se cachent des options peu connues qui peuvent réellement transformer votre expérience utilisateur ? Voici six astuces à tester dès aujourd'hui pour maximiser votre efficacité avec Gmail.

Avec ses 20 ans d'existence, Gmail est bien plus qu'une simple messagerie. Malgré les défis de cybersécurité et la montée de la concurrence, elle reste l'un des outils les plus utilisés au monde, rassemblant plus de 2,5 milliards d'utilisateurs. Pourtant, même les adeptes les plus assidus ignorent certaines fonctionnalités. Voici de quoi lever le voile sur quelques secrets bien gardés.

1. Identifiez vos emails les plus importants en un clin d'œil

Vous croulez sous une avalanche d'emails chaque jour et ne savez plus où donner de la tête ? Gmail peut trier vos courriels pour vous grâce à son algorithme intelligent, qui détecte les messages prioritaires en fonction de vos habitudes.

Pour activer cette option :

1. Cliquez sur l’icône en forme de roue crantée en haut à droite.
2. Sous « Type de boîte de réception », sélectionnez « Prioritaire ».

Votre boîte mail sera réorganisée en trois sections distinctes :

• Importants et non lus : vos messages cruciaux.
• Suivis : ceux nécessitant une attention ultérieure.
• Autres : le reste, pour plus tard.

Avec ce tri automatique, votre productivité fera un bond en avant.

2. Retardez vos réponses grâce à la fonction "Mettre en attente"

Il vous arrive de lire un email sans avoir le temps d'y répondre immédiatement ? Gmail a pensé à vous avec sa fonction "Mettre en attente". Cette option permet de repousser temporairement un message et de le faire réapparaître au moment opportun.

Voici comment l'utiliser :

1. Ouvrez un email.
2. Cliquez sur l’icône des trois petits points (en haut à droite).
3. Sélectionnez Mettre en attente, puis choisissez une date et une heure.

Ce système est idéal pour ne pas oublier de répondre aux messages importants, sans les laisser encombrer votre boîte de réception.

3. Rédigez vos emails à plusieurs dans Google Docs

Envie de collaborer avec vos collègues sur un brouillon d’email avant l’envoi ? Avec Google Docs, c’est possible. Cette fonctionnalité peu connue est parfaite pour les courriels professionnels nécessitant plusieurs validations.

Voici les étapes à suivre :

1. Ouvrez un nouveau document Google Docs.
2. Tapez @, puis sélectionnez Brouillon de mail dans le menu qui s'affiche.
3. Rédigez votre email directement dans le document, ajoutez un objet et les destinataires.
4. Une fois prêt, cliquez sur l’icône d’enveloppe bleue pour transférer le message vers Gmail.

Cette méthode permet de travailler efficacement en équipe et de centraliser les modifications avant l’envoi.

4. Protégez vos emails sensibles avec le mode confidentiel

Pour les messages contenant des informations sensibles, Gmail propose un mode confidentiel. Cette option vous permet :

• De définir une date d'expiration pour le message.
• De révoquer l'accès au mail à tout moment.
• D’exiger un code envoyé par SMS pour ouvrir le courriel.

Activer cette fonction est très simple :

1. Rédigez votre email.
2. Avant d’envoyer, cliquez sur l’icône en forme de cadenas, située à droite du bouton "Envoyer".
3. Configurez les paramètres de sécurité selon vos besoins.

Cette fonctionnalité est idéale pour protéger vos données sensibles, que ce soit à titre personnel ou professionnel.

5. Annulez l'envoi d'un email en quelques secondes

On a tous connu ce moment de panique après avoir cliqué sur "Envoyer" trop rapidement. Bonne nouvelle : Gmail vous permet d'annuler un envoi !

Par défaut, vous avez 5 secondes pour agir, mais saviez-vous que ce délai peut être étendu à 30 secondes ? Voici comment faire :

1. Rendez-vous dans les paramètres généraux de Gmail.
2. Trouvez l'option "Annuler l'envoi" et ajustez le délai à votre convenance.

Dès lors, vous aurez quelques précieuses secondes supplémentaires pour corriger une erreur ou ajouter une pièce jointe oubliée.

6. Boostez votre productivité avec des raccourcis clavier

Gmail intègre de nombreux raccourcis clavier qui, une fois maîtrisés, vous feront gagner un temps précieux. Mais attention, ils sont désactivés par défaut. Pour les activer :

1. Allez dans les paramètres généraux de Gmail.
2. Activez l’option "Activer les raccourcis clavier".

Voici quelques commandes incontournables :

• n : Passer au message suivant dans une conversation.
• Maj + i : Marquer un message comme lu.
• z : Annuler la dernière action.
• Ctrl / Cmd + Maj + c : Ajouter des destinataires en copie.

Pour découvrir la liste complète des raccourcis, vous pouvez consulter ce guide officiel de Gmail.

Conclusion : Devenez un pro de Gmail

Ces astuces vous aideront à exploiter tout le potentiel de Gmail et à rationaliser votre gestion des emails. Que vous soyez un utilisateur occasionnel ou un accro à votre boîte mail, il y a toujours quelque chose à apprendre. Alors, pourquoi ne pas essayer ces fonctionnalités dès aujourd’hui ? Vous serez surpris par leur impact sur votre quotidien !